Quanto custa um CRM para franquias? O que define o investimento

O que define o investimento em um CRM com bot

O investimento em um CRM com bot de WhatsApp para uma rede de franquias é definido pelo escopo do que será montado e acompanhado. Duas redes com o mesmo número de unidades podem ter escopos muito diferentes, porque mudam o segmento, os canais, o jeito de repassar o lead e os sistemas que já usam.

Sem saber quantas unidades entram, de onde vem o lead da campanha e como ele chega à unidade, qualquer número é palpite. Este texto não traz preços. Ele mostra o que faz o valor subir ou descer, como comparar propostas lado a lado e como fazer a conta de retorno com os números da sua rede.

Os seis fatores que movem o valor

Seis fatores pesam na diferença entre uma proposta e outra. Cada um traz uma pergunta que a franqueadora consegue responder antes de falar com qualquer fornecedor.

Uma rede que quer só levar o lead da campanha à unidade certa tem um escopo menor. Outra, que precisa de agenda por unidade, cobrança de resposta, proposta, retomada e integração com o ERP, tem um escopo maior. Comparar as duas pelo valor mensal esconde essa diferença de entrega.

O que precisa estar dentro de uma proposta séria

Numa rede, boa parte do trabalho está fora da ferramenta: montar o mapa de territórios, combinar com cada unidade o prazo para assumir o lead e definir o que a central responde e o que só a unidade pode dizer. A proposta precisa mostrar esse trabalho de implantação e de acompanhamento, e não só a licença do sistema.

• Diagnóstico do caminho atual do lead, da campanha à unidade, com o que se perde em cada etapa.
• Cadastro do mapa de territórios e das regras para divisas e regiões sem unidade.
• Roteiro de respostas aprovado pela rede e a lista do que vai para a unidade: preço, promoção, condição.
• Prazos de resposta da unidade e o caminho quando ninguém assume.
• Origem de cada lead registrada, para a rede acompanhar cada unidade e cada campanha no funil.
• Ajustes com as primeiras conversas reais e acompanhamento depois da entrada no ar.

Se a proposta ignora o repasse e a cobrança, ela resolve a primeira resposta e deixa o lead parado na unidade.

Como comparar propostas de fornecedores diferentes

Compare propostas pela lista do que está incluído, e só depois pelo valor. Duas propostas com o mesmo preço podem entregar coisas muito diferentes, e duas com preços diferentes podem entregar o mesmo.

1. Peça o escopo por escrito. Quantas unidades, canais, regras e integrações a proposta cobre.
2. Pergunte o que fica de fora. Unidades novas, treinamento das equipes, ajustes depois do início, relatórios.
3. Pergunte o que é cobrado à parte. Há cobrança por unidade, por usuário, por mensagem ou por conversa? Pergunte também se as mensagens do WhatsApp pela API oficial têm cobrança à parte e como ela entra na conta.
4. Entenda o que acontece depois do início. Alguém lê as conversas e ajusta as respostas e o mapa, ou a ferramenta fica por conta da rede?
5. Verifique a regra do que o bot não faz. Um bot que cota preço sozinho cria risco, porque o art. 30 do Código de Defesa do Consumidor diz que a informação suficientemente precisa obriga o fornecedor. Preço e promoção devem sair da unidade ou de um cadastro mantido pela rede.
6. Veja como começar. Uma proposta que permite começar por uma região reduz o risco de pagar por recurso que a rede não vai usar.

Como estimar o retorno com os seus números

O retorno se estima com quatro números da rede: quantos leads a campanha traz, quantos são atendidos pela unidade, quantos atendimentos viram venda e quanto sobra de margem por venda. Com eles, a pergunta deixa de ser "quanto custa?" e passa a ser "quantos leads atendidos a mais pagam o investimento?".

1. Conte os leads da última campanha.
2. Conte quantos foram atendidos por uma pessoa da unidade. A resposta automática sozinha não conta.
3. Calcule a taxa de venda por atendimento: vendas divididas pelos leads atendidos.
4. Estime a margem por venda, com o financeiro da rede ou com a média das unidades.
5. Multiplique a taxa de venda pela margem: esse é o valor médio de um lead atendido.
6. Divida o investimento da proposta pelo valor de um lead atendido. O resultado é quantos leads atendidos a mais cobrem o investimento.

A conta não prevê resultado: ela dá o tamanho da meta. Para saber se o ganho existe, compare a região piloto com ela mesma antes de ligar o bot e depois, com as mesmas campanhas.

O que olhar além do preço

Duas propostas de valor parecido podem ter riscos diferentes. A tabela abaixo organiza os pontos que mais pesam na decisão.

Erros comuns ao avaliar o investimento

• Comparar só o valor mensal. Escopo, acompanhamento e cobranças à parte mudam o total.
• Contar só a resposta automática como atendimento. O lead atendido é o que uma pessoa da unidade assumiu.
• Ligar a rede inteira de uma vez. Começar por uma região mostra, com os números da rede, se e onde o investimento se paga.
• Usar o faturamento no lugar da margem. A conta de retorno usa a margem por venda. O faturamento infla o resultado.
• Esperar que o sistema resolva um processo que não existe. Sem mapa de territórios e sem regra de repasse, a ferramenta repete a confusão mais rápido.

Checklist antes de pedir proposta

• Sei quantas unidades e quais canais entram no escopo.
• Tenho o mapa de territórios, ou sei quem vai montá-lo.
• Sei quantos leads a última campanha trouxe e quantos foram atendidos pela unidade.
• Defini o que vai para a unidade e o que o bot pode responder.
• Pedi o escopo por escrito, com o que fica de fora e o que é cobrado à parte.
• Calculei o valor de um lead atendido com a margem por venda.
• Escolhi uma região para começar.

Para saber o que o sistema precisa ter por dentro, leia CRM para franquias: o que precisa ter. Para entender onde o CRM entra entre os outros sistemas da rede, veja sistema para franquias: o que cada sistema faz.